Perché molti affidamenti diretti, soprattutto quelli di importo più basso, vengono gestiti dall’ente attraverso il proprio elenco interno, senza passare necessariamente dal MEPA. Il responsabile del procedimento, quando deve scegliere a chi chiedere un preventivo, guarda prima nell’elenco fornitori che ha già qualificato e verificato. Chi non è in quella lista, semplicemente non viene contattato, anche se è abilitato su tutte le piattaforme nazionali esistenti.

L’iscrizione all’elenco fornitori è quindi un prerequisito di visibilità locale, non un’alternativa al MEPA ma un complemento necessario. Il D.Lgs. 36/2023 lascia alle stazioni appaltanti ampia discrezionalità organizzativa su come selezionare gli operatori da invitare agli affidamenti diretti, e la maggior parte degli enti, soprattutto i Comuni di medie dimensioni, si affida al proprio elenco qualificato.

Resta invisibile per gli affidamenti diretti di quell’ente. Può comunque lavorare se viene contattata direttamente da un funzionario che la conosce per altre vie, passaparola, segnalazioni, contatti personali, ma perde completamente l’accesso al canale strutturato che genera la maggior parte delle opportunità sotto soglia. Per un’impresa che vuole costruire una presenza sistematica nel mercato pubblico, restare fuori dagli elenchi fornitori significa rinunciare in partenza a una parte consistente del mercato a cui potrebbe accedere.

Ogni Comune pubblica sul proprio sito istituzionale, nella sezione amministrazione trasparente o in una pagina dedicata agli appalti, l’avviso per l’iscrizione all’elenco fornitori telematico. L’avviso indica la piattaforma da utilizzare, che varia da ente a ente, le categorie merceologiche disponibili, e la documentazione richiesta. In molti casi l’iscrizione è libera e sempre aperta, senza scadenze, ma sempre subordinata al possesso dei requisiti di carattere generale e di capacità professionale ed economico-finanziaria.

La procedura richiede quasi sempre l’autenticazione tramite SPID, CIE o CNS, la compilazione di un modulo con i dati dell’impresa, le dichiarazioni sui requisiti previsti dal Codice e, in alcuni casi, la generazione di un documento riassuntivo da firmare digitalmente e ricaricare sulla piattaforma. Una volta completata la procedura, l’ente verifica la domanda e comunica l’esito, generalmente entro 30 giorni.

Il primo errore è iscriversi a categorie merceologiche troppo generiche o troppo numerose, pensando che più categorie significhino più opportunità. In realtà una categoria troppo ampia o non corrispondente esattamente all’attività svolta rischia di far apparire l’impresa come fornitore non specializzato, e i responsabili del procedimento tendono a preferire chi ha un profilo chiaro e mirato.

Il secondo errore è iscriversi una sola volta e considerare il lavoro concluso. Molti elenchi fornitori richiedono aggiornamenti periodici, rinnovo delle dichiarazioni, comunicazione di variazioni societarie. Un’impresa che si iscrive e poi non aggiorna più nulla rischia di essere cancellata dall’elenco senza nemmeno saperlo.

No, e questo è il punto che quasi nessuno spiega. L’iscrizione all’elenco fornitori è una condizione necessaria ma non sufficiente. Apre la possibilità di essere invitati, non la garantisce. Un ente con centinaia di operatori iscritti nella stessa categoria merceologica seleziona comunque un numero limitato di soggetti da invitare a ogni singola procedura, e quella selezione avviene spesso sulla base di criteri che non sono scritti da nessuna parte: referenze pregresse, conoscenza diretta, affidabilità dimostrata in altre occasioni.

Per questo l’iscrizione va accompagnata da un presidio attivo: monitorare le scadenze dei contratti in essere consultando la banca dati contratti pubblici ANAC, costruire una relazione diretta con il responsabile del procedimento prima che la procedura venga avviata, mantenere aggiornata la propria posizione nell’elenco. Se vuoi approfondire come si struttura questo lavoro in modo continuativo, leggi questo articolo sul presidio gare pubbliche.

Conviene selezionare. Iscriversi a decine di elenchi fornitori senza poi presidiarli attivamente è uno spreco di tempo che non porta risultati. Meglio identificare un numero limitato di enti, quelli compatibili con la propria capacità operativa e con il proprio raggio di azione geografico, e costruire lì una presenza solida: iscrizione aggiornata, conoscenza diretta del responsabile del procedimento, referenze documentate.

Questo approccio selettivo è lo stesso principio che regge il mercato degli affidamenti diretti nel suo complesso, di cui l’elenco fornitori è solo il primo passo formale. Se vuoi capire perché il 98% degli appalti di servizi funziona così, leggi questo articolo.