Le piattaforme di gara telematiche dovrebbero semplificare la partecipazione. In molti casi, invece, chiedono cose diverse da quelle che dice il disciplinare. L’Operatore Economico si trova allora a scegliere a quale delle due fonti obbedire. È una situazione frequente, e nasce quasi sempre da una configurazione fatta male.
Piattaforme di gara e disciplinare: perché non coincidono
Il disciplinare viene scritto per la gara. La piattaforma, invece, parte da un modello standard. Se nessuno la configura sulla procedura, i campi in più restano attivi e chiedono documenti che il disciplinare non prevede.
Quando il disciplinare chiede un allegato e la piattaforma non lo permette
Il caso opposto è altrettanto frequente. Nella relazione tecnica, ad esempio, il disciplinare può chiedere di allegare un documento mentre sulla piattaforma non esiste alcun campo dove caricarlo. L’Operatore Economico riceve un’istruzione impossibile da eseguire.
La soluzione è un quesito alla stazione appaltante. Richiede tempo, e per questo conviene individuare il problema presto. La risposta si conserva con cura, perché nelle gare le risposte ai quesiti correggono la lex specialis.
Perché nella busta amministrativa si caricano decine di documenti
Ogni campo previsto dal modello standard resta attivo, anche quando la gara non lo richiede. Il rischio è dimenticare un file in mezzo a trenta, con il soccorso istruttorio dietro l’angolo. Un metodo semplice è costruire una lista dai soli documenti richiesti dal disciplinare e confrontarla con i campi della piattaforma, voce per voce.
Il Fascicolo Virtuale e il principio once only
Alcuni documenti non dovrebbero essere richiesti all’Operatore Economico, perché l’ente può acquisirli in altro modo, anche attraverso il Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico. Si arriva invece a caricare, ad esempio, il rapporto sulla situazione del personale con la dichiarazione di conformità e la ricevuta di trasmissione.
Il principio «once only» prometteva che l’Operatore Economico dichiarasse e provasse una volta sola. Le Pubbliche Amministrazioni avrebbero acquisito ciò che già esiste. Nella pratica, in molte piattaforme non è ancora così.
La psicologia della carta: gli allegati inutili
Si continua a chiedere carta anche quando non serve perché un documento in più dà una sensazione di sicurezza a chi lo richiede. A questo tema ho dedicato il capitolo 11 del saggio Psicologia degli Appalti, “Gli allegati inutili e la psicologia della carta”.
Una piattaforma configurata bene fa risparmiare tempo a chi partecipa e riduce gli errori di chi valuta. Una lasciata com’era produce l’effetto opposto.
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Domande frequenti sulle piattaforme di gara
Perché la piattaforma di gara chiede cose che il disciplinare non chiede?
Spesso perché non è stata configurata sulla gara. Il disciplinare viene pubblicato, lo strumento resta com’era nel modello standard e i campi in più restano attivi.
Cosa succede quando il disciplinare chiede un allegato ma la piattaforma non lo permette?
L’Operatore Economico resta con un’istruzione impossibile da eseguire. Nella relazione tecnica, ad esempio, può capitare che si chieda di allegare un documento e che non esista alcun campo dove caricarlo. La soluzione passa da un quesito alla stazione appaltante, con i tempi che comporta.
Perché nella busta amministrativa si caricano decine di documenti?
Perché ogni campo previsto dal modello standard resta attivo, anche quando la gara non lo richiede. Il rischio è dimenticare un file in mezzo a trenta, con il soccorso istruttorio dietro l’angolo.
Quali documenti non dovrebbero essere richiesti all’Operatore Economico?
Quelli che l’ente può acquisire in altro modo, anche attraverso il Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico. Si arriva invece a caricare, ad esempio, il rapporto sulla situazione del personale con la dichiarazione di conformità e la ricevuta di trasmissione.
Che cosa prometteva il principio «once only»?
Prometteva che l’Operatore Economico dichiari e provi una volta sola, e che le Pubbliche Amministrazioni acquisiscano ciò che già esiste. Nella pratica, in molte piattaforme non è ancora così.
Perché si continua a chiedere carta anche quando non serve?
Perché un documento in più dà una sensazione di sicurezza a chi lo richiede.
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Moreno Mariani è autore del saggio Psicologia degli Appalti e consulente di offerte tecniche OEPV nei servizi. Ha oltre trentacinque anni di esperienza in contesti complessi, tra funzioni commerciali, di sicurezza, di qualità e di direzione operativa, come COO con deleghe alla direzione commerciale e del personale; dal 2017 guida Mariani Group.